?>

【老邱百问】第一百一十一期:项目管理王道:人、流程、方法

2019-08-20

  项目管理工作中遇到棘手问题?个人职业发展遭遇瓶颈?也许你需要一个导师为你答疑解惑。

  【老邱百问】板块就是为此而设,主要关注项目管理和职业发展领域,给大家一个提问的平台,并有机会得到老邱的亲自解答,同时将问答分享,以供大家交流借鉴。

  老邱百问,答你所问question

  提问者:石头

  提问: 老邱,在这么多持有PMP证书的人中,对于没有项目经理抬头的我,如何让老板知道考完PMP后,我能够转到业务部门去做一个项目经理?而不是在后勤团队做一些看起来很微不足道的小项目?感觉发展的道路不是很清晰。

  老邱解答

  项目不在于大小,项目也不在于是前端或者是后端,所谓一屋不扫何以扫天下呢。就算是后端项目,你也应该做的风生水起,让老板感觉到你是PMP的强大。

  学过PMP的人都知道,跟国际化项目如果接轨的话,主要就是这三个东西:人、流程、方法。人包括了你的团队和相关方们,而流程就是要建立项目管理标准和体系,方法就是要找到各种好的工具来管理你的项目。如果你真的能够很好的用好这三个东西,你的老板会仰视你,而公司也会安排你到最适合业务的职位。

  一般公司的项目经理有两种人,一种能够搞定对外的各种业务项目,他们相对来说能力比较强,当然薪资也比较高。另一种就是内部的一些后勤项目,属于非关键项目,相对来说职业发展和瓶颈也就很快体现出来了。牛逼的项目经理是把非关键后端项目做成前端项目那么666的,这样你才能在老板们面前被仰视,也会立刻被重用。

  

  我们首先说人,项目在每天错综复杂的人际关系中进行着,按照PMP的说法叫做相关方,而且是在职场。在项目上,有的人是获取利益的,他们极力愿意推动项目进展,有的人可能是失去利益的,他们甚至会抵触项目的存在,随之而来的也是对你的抵触。然而很多项目经理每天都忙在前线工作,技术啊,问题啊,运营啊,他们很多情况下忽略了相关方们的感受,人竟然成了项目的最大阻力。

  对于人的管理,一定要学会换位思考,他到底是得到利益了,还是失去利益了。好的项目管理,应该是让每一个人获利,包括自己。优秀的项目经理,在项目管理中不是无限扩大那些既得利益者的利益,忽视那些利益损失者的利益,而是让既得利益者愿意释放利益,让那些利益损失者可以获取到一些利益,这个就叫做平衡,在PMBOK中我们称之为整合。

  场景演练:

  八月的一天,你被叫到老板办公室,老板给你指示说:“公司要进行垃圾分类,这个项目由你作为项目经理全权落实。”

  如果按照我们PMP的思路,公司要落实垃圾分类老板们肯定经过商业分析,也有口头协议给你,脑子里应该瞬间出现PMBOK P80页的各个工具,其中包括了:头脑风暴、焦点小组、访谈、冲突管理、引导技术、会议管理。因为这个项目太小了,也非业务项目,这么早做一些群体技术没有必要,所以这时候的你脑袋里应该浮现出来的是“引导”这个技术。

  你会告知老板,由于公司各类员工比较多,也会有一些基层员工,如果这么干,实施垃圾分类恐怕大家反感,反而会影响公司的业务收入。PS:影响业务是老板最不想听到的。

  我现在有两个方案:一、我们是否就垃圾分配在公司里做一个小程序,一则可以在落实垃圾分类之前帮助员工们学习分类技巧,二来我们可以做一个全公司垃圾分类在小程序上的比赛,我们虚拟的在公司实行半个月。二、我们公司现有有食堂阿姨10人,她们平时还是有空闲时间的,我们让他们作为垃圾分类的负责人去监管,每个阿姨多300元分类补贴,一个可以帮助员工分类,万一员工们分类错误我们还有QC可以纠正。我们按照初始估算也就一次性购买分类垃圾桶3000元,每月3000元阿姨们的分类补贴全部搞定。另外呢,我们开发部最近让小王和小李跟我一起写代码,估计2周工期。

  老板喜欢帮他们动脑和想办法的员工,当你说了一和二的时候,你的老板在他的眼神中流露出的应该是对你的认可,他拍了拍你的肩膀说,你的想法很好,去做吧。项目就这么立项了。

  其实呢,垃圾分类这个项目太小,也非业务型项目,如果你不把它稍微扩展和蔓延根本运用不到项目管理的各个领域,难得的实操机会啊。现在是跨领域的项目,包括了软件开发和相关方分类管理,你也会拥有你的团队、全公司都是你的相关方,这不就是你历练的好机会么?难不成你告诉老板你自己每天站在垃圾桶附近教大家分类这么二,又不能体现项目经理逼格的方案。

  在这个案例中,为什么你选择小王和小李成为你的团队,因为他们是刚刚入职,完全缺乏项目管理经验和理念,他们需要你的哺育和教导,当你能拿出项目管理各种计划、甘特图、成本计划亮瞎他们眼睛的时候,你完全到达了人生的巅峰。甚至每周买一杯奶茶去慰问他们的开发情况,让他们感觉到自己是被领导们重视的,这就是让他们也获得了项目的利益。

  而大妈们因为每月多了300元,他们会感激涕零,深深为你点赞,也不会因为多做了事情而有任何怨言,因为是你让他们感觉到了获利,而你又到达了一个新的人生巅峰,因为食堂大妈在给你打菜时手再也不会抖了。此处应该给我无数掌声。

  作为公司相关方们,他们突然发现公司的微信公众号给她们每一个人推送了一个垃圾分类的小程序,还有互相可以看到其他同事们的等级,又有趣又好玩。而在这个程序进去的初始页面就是你老板的头像,旁边那个小头像就是你。哇,更666666

  流程

  既然是PMP,你应该知道迟早有一天你会变成业务型项目经理的,何不现在就自成一派做出组织过程资产,为未来的项目打下坚定的基础呢。你先按照PMBOK来一波强大而666的操作先啊,没有流程项目是没有骨架的。

  场景演练:

  项目章程

  当老板跟你谈完的时候,你承诺老板一会会把会议内容整理出会议纪要发给他。为了表示你的专业,请把刚才大致两个阶段和两门项目成员也写进纪要中,而邮件内容中请写:“盼老板回复”,其实他的这个回复就等于项目章程被签字了。而这封邮件你必须打印出来,让在办公室最显眼的位置,让同事们都能看到和仰视你,崇拜你,爱戴你。

  项目管理计划

  学过PMP的同学们都知道,项目管理计划驱动一切,而这次你的目的就是形成你自己的组织过程资产,所以无需裁剪,而这一套项目管理计划就是你最终的法宝了。

  而为了形成最终的项目管理计划,我们要慢慢的写出范围说明书、WBS、项目进度计划、项目成本基准、质量测量指标、资源管理计划、沟通管理计划、风险管理计划、采购管理计划和相关方管理计划了。而这些计划文档的初级表单,我都在我的课上分享给我的学员们了,你们可以以我的文档为参照,再做一些修改即可使用。

  项目文档

  除了计划以外,很多项目文档你也要考虑去建立,比方:变更单、问题日志、风险登记册、项目会议纪要、工作绩效报告等。按照我们PMP上提出的文档再来一波666的风骚走位操作呀。

  有了项目的各类计划和文档,你的项目管理操作更加神操作了。在启动会议的时候把项目管理计划做成PPT格式,邀请老板和各个部门经理来欣赏,也让你的团队感觉到你的优秀和思路清楚。在项目过程中,用问题日志记录相关方们的各类问题,用风险登记册来识别未来可能发生的事情,用变更单来修理那些想你项目有偏差的人们,用工作绩效报告告知大家项目的现在进度情况。这么一套下来,你的体系就有了,而我们的机会一定会给那些等待机会,或者制造机会的项目经理的。

  经过了全公司这么666的一次操作,估计你回接手的项目难度系数会越来越高,再高也不怕,因为你的组织过程资产完全可以在任何项目中使用了。

  方法

  好马配好鞍,好的项目管理一定要配好的项目管理工具喽,而那些能够让你很灿烂的工具一定要使用,工具的使用又让你的项目管理显现的逼格高还有可视化。

  我记得有一篇文章我教过大家一些思维导图类和产品类的工具,这次我教给大家的是敏捷工具。我们做流程可以是瀑布式的,我们可以把项目管理计划和文档做成瀑布式,而整个项目管理过程做成敏捷式,那种神一样的操作简直可以让你在公司里被神一样的敬仰。

  工具一,敏捷看板。

  敏捷看板,我们就怕大家不看我们的项目文档,也不知道我们的项目进展,通常在敏捷项目里面我们用的是用户故事,分为计划的故事、进行中的故事、完成的故事。其主要目的是让项目更加沟通顺畅,而我们也可以沿用甘特图,把双周分工的工作给写在白板上。让每一个经过白板的人感觉到高大上,我们用即时贴贴上我们计划要做的工作任务,加上谁去做,做多久。有没有感觉到自己很专业?

  工具二、冲刺和回顾会议。

  敏捷项目管理讲究员工自行认领用户故事,但是我们也就2收下,你就自己在周一的时候花半小时做一个本周的任务开工会,布置大家的分工。在每周五下班之前的半小时做一次回顾会议,回顾本周工作的完成率,还有就是经验教训。我们用敏捷高大上牛逼的名字可以,但是我们落成的文档可以是两个文档,冲刺会议产会议纪要,发给老板们知道我们项目本周做什么,回顾会议就是绩效报告,完成率多少。两字:专业!

  工具三、每日站会

  每日站会是敏捷经常用的一种会议,保证每天团队都有5分钟时间沟通。我们PMP可以让我们的3人变成每天激励会议。我们三人每人手里拿着两块小石头,口中呐喊道:“早晨起来,拥抱太阳,让身体充满,灿烂的阳光,满满的正能量,嘴角向下,会迷失方向,嘴角向上,蒸蒸日上”。这样做又能互相鼓励,也能强生健体,让自己开始一整天的工作,真的好处很多。

  工具四、燃尽图

  我们传统瀑布式项目喜欢用挣值管理来检测工期和成本,但是这玩意太复杂,你老板也看不懂,公司其他人也不一定。你可以做一个简单的燃尽图,告诉大家现在还有多少任务等待燃烧,燃尽到0就代表着项目做完了。而这个燃尽图也可以找一块白板,把它绘制出来,让每一个经过你们项目小组的人感觉到你们强大的战斗力。

  人、流程、方法,当这三点你全部做到位了,那你一定是一个能把项目做到极致的项目经理,虽然我们识别相关方是很麻烦,我们建立自己的项目文档体系会比没有文档花更长时间,我们不用工具项目照常可以做。但是,项目经理是你的职业生涯,你要为你的未来的每一个项目做好铺垫,为你未来的成为一个前端的项目经理做好铺垫。本周文章可能有些走位比较风骚,大家且看且学习,并不一定适用于各个项目管理环境,你们也需要裁减。